Optimiser l'onboarding pour améliorer la rétention des employés

Selon la Society for Human Resource Management (SHRM), 50 % des nouvelles recrues quittent leur poste au cours des 18 premiers mois. Cela signifie qu'il y a une marge d'amélioration importante pour les entreprises. Dans cet article, nous allons explorer les étapes et les méthodes pour accueillir vos recrues de la meilleure manière possible.

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Qu'est-ce que l'onboarding et pourquoi est-il important ?

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L'onboarding, ou intégration, est un processus clé pour les nouvelles recrues et les entreprises. Il s'agit d'un moment où la recrue découvre les rouages de l'entreprise qu'elle a choisie et lève les doutes qu'elle pourrait avoir. Pour l'entreprise, l'onboarding permet de créer un lien avec la nouvelle recrue et de la former aux bases de son futur rôle.

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La durée idéale de l'onboarding

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La durée idéale de l'onboarding est de trois mois. Il commence un mois avant l'arrivée du nouvel employé et se poursuit pendant les deux premiers mois de son intégration.

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Les étapes d'un onboarding réussi

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1. Un mois avant l'arrivée de la recrue

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L'objectif à cette étape est de rendre l'arrivée de la recrue la plus fluide et agréable possible. Pour ce faire:

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• Automatisez les tâches administratives
• Donnez accès à un maximum d'informations liées à votre entreprise
• Attribuez un mentor (ou coach) pour accompagner la recrue tout au long de l'onboarding, de préférence quelqu'un qui ne sera pas son futur manager

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2. Durant le premier mois

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L'objectif est que la recrue se sente accompagnée et écoutée. Pour y parvenir:

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• Créez un rituel hebdomadaire avec le mentor, comme un point de suivi
• Organisez des vis-ma-vie pour aider la recrue à s'imprégner de son nouveau rôle. Par exemple, passer une semaine avec un collègue expérimenté à assister à toutes ses réunions

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3. Durant le deuxième mois

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L'objectif est que la recrue se sente engagée et épanouie. Pour atteindre cet objectif:

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• Faites en sorte qu'elle rencontre le plus de monde possible au sein de l'entreprise
• Assurez-vous que son rôle soit clairement défini
• Demandez un feedback transparent à travers un rapport d'étonnement, pour identifier les points positifs et les axes d'amélioration de leur intégration

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Adapter l'onboarding au télétravail

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Les étapes de l'onboarding restent les mêmes en télétravail, mais vous devrez accorder plus d'importance à la communication écrite et aux moments en visio avec le mentor. Quelques conseils pour adapter l'onboarding au télétravail :

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• Communiquez beaucoup sur Slack/Teams, en donnant des informations claires et en félicitant publiquement les accomplissements de la recrue
• Organisez davantage de réunions en visio avec le mentor
• Encouragez la participation des nouvelles recrues à des événements virtuels de l'entreprise, comme des déjeuners en ligne ou des ateliers de team-building
• Mettez en place un espace de présentation pour les nouvelles recrues, où elles peuvent partager leur parcours, leurs passions et leur rôle au sein de l'entreprise, pour faciliter les interactions avec les autres employés

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L'adhésion aux valeurs de l'entreprise

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Les chercheurs du MIT mettent en garde contre l'imposition de l'adhésion aux valeurs de l'entreprise. À la place, ils proposent de laisser un espace de liberté d'expression étendu à la nouvelle recrue, en valorisant sa personnalité et son identité. Voici quelques conseils pour favoriser l'adhésion aux valeurs tout en respectant l'individualité de la recrue :

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• Aidez le nouvel arrivant à identifier ses forces intrinsèques en posant des questions sur ce qui le rend unique et performant au travail
• Encouragez les recrues à partager leurs idées et leurs opinions, même si elles diffèrent de celles de l'entreprise
• Organisez des ateliers ou des discussions sur les valeurs de l'entreprise, en invitant les nouvelles recrues à participer activement et à apporter leur point de vue

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Mesurer le succès de l'onboarding

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Pour évaluer l'efficacité de votre processus d'onboarding, il est essentiel de mettre en place des indicateurs de performance clés (KPI). Voici quelques exemples de KPI que vous pouvez suivre :

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• Taux de rétention des employés après 6 mois, 1 an et 2 ans
• Temps nécessaire pour que la recrue atteigne un niveau de performance optimal
• Niveau de satisfaction des nouvelles recrues concernant leur expérience d'onboarding, mesuré à l'aide d'enquêtes régulières
• Nombre de recrues ayant été promues ou ayant changé de poste au sein de l'entreprise

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Comparez votre rétention

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Avoir accès à ses indicateurs RH est crucial pour toute entreprise. Cependant, il est souvent difficile de se situer par rapport à ses concurrents. Identifier les points forts et les faiblesses de vos stratégies RH peut ainsi représenter un vrai challenge.

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Pour vous aider dans cette démarche, Reflect vous propose un benchmark des indicateurs RH.

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